Как получить дубликаты документов без личного присутствия в другом регионе

Добрый день!
В данный момент я вступаю в наследство, своего отца, умершего 3 года назад. Завещания у него не было, вступаю как единственный наследник. И у меня возникли проблемы с оформлением земельного участка, принадлежащего моему отцу, находящегося в Ростовской области. Дело в том, что документы на участок (договор купли продажи и свидетельство о праве собственности) не в очень хорошем состоянии, были намочены, листы пожелтели. Хотя все в документах вполне читаемо. Нотариус, который оформляет мне наследство, сказал, что документы я должна заменить на новые, по месту их составления, т.е. в Ростовской области. На данный момент у меня нет никакой возможности поехать туда, и в ближайшее время не появится. Скажите, как я могу поменять эти документы без своего личного присутствия? Я думала, что нотариус должен по этому поводу отправлять запрос в Ростовскую область и они должны выслать новые документы? Или я должна сама связаться с их реестрами и попросить выслать мне документы? Могу ли я оформить доверенность на своего знакомого, который проживает в Ростовской области, чтобы он вместо меня получил новые документы?