Работаю на азк и у на возникла такая ситуация

Пришёл клиент оплатил 1000 руб за топливо, по какой то причине забыл заправиться и уехал. следующий клиент вставил пистолет в бак и пришёл к нам на кассу, мы сказали что на этой трк топливо уже льется, подумав что клиент просто перепутал колонку мы сказали ему посмотреть точно свою колонку и если он все таки находиться на той самой трк принести нам деньги клиент просто махнул головой и уехал не отдав нам деньги. примерно через 2часа приехал клиент который не заправился и написал жалобу, чтобы разобрались в этой ситуации и компенсировали ему бензин. в итоге наше руководство решило чтобы мы ему выплатили всю сумму на которую он так и не заправился! или идти нам в полицию и писать заявление, чтобы нашли того автолюбителя который заправил чужое топливо. вопрос: кто должен писать заявление мы или клиент который уехал и не заправился? и вообще мы тут причём? почему мы должны заплатить за чью то невнимательности? !